ПОСТАНОВЛЕНИЕ Главы Катав-Ивановского муниципального района Челябинской области от 30.12.2005 № 1013
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ "О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ АДМИНИСТРАЦИИ КАТАВ-ИВАНОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА"
(вместе с "ПОЛОЖЕНИЕМ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ АДМИНИСТРАЦИИ КАТАВ-ИВАНОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
ГЛАВА КАТАВ-ИВАНОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 декабря 2005 г. № 1013
Об утверждении Положения "О делопроизводстве
администрации Катав-Ивановского муниципального района"
На основании инструкции по делопроизводству администрации Правительства Челябинской области и в соответствии с Государственным стандартом РФ (ГОСТ-Р-6.30-2003)
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемое Положение "О делопроизводстве администрации Катав-Ивановского муниципального района".
2. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами, руководителя аппарата администрации Гревцева Г.Н.
Глава Катав-Ивановского
муниципального района
Челябинской области
Б.Г.МОЛОКОВ
Приложение
к постановлению
Главы Катав-Ивановского
муниципального района
Челябинской области
от 30 декабря 2005 г. № 1013
ПОЛОЖЕНИЕ
О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
КАТАВ-ИВАНОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общее положение
Настоящее Положение о делопроизводстве в администрации Катав-Ивановского муниципального района распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к деятельности администрации Катав-Ивановского муниципального района.
К организационно-распорядительным документам относятся постановления, распоряжения, акты, письма и другие документы, проходящие по администрации Катав-Ивановского муниципального района.
2. Организационно-распорядительные документы
В организационно-распорядительные документы администрации Катав-Ивановского муниципального района входят:
- законы РФ, законы Челябинской области, уставы;
- постановления и распоряжения вышестоящих органов;
- письма, акты, инструкции вышестоящих органов;
- постановления, распоряжения Главы Катав-Ивановского муниципального района;
- акты, положения, инструкции администрации Катав-Ивановского муниципального района;
- другие документы касающиеся работы администрации Катав-Ивановского муниципального района.
3. Требования к оформлению документов
Все организационно-распорядительные документы администрации Катав-Ивановского муниципального района помещаются на бланках, где обязательно помещается герб Катав-Ивановского муниципального района. Под гербом указывается наименование организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, другие сведения по усмотрению. Все документы печатаются на русском языке.
Наименование вида документа, составленного или изданного администрацией определено уставом и должно соответствовать видам документа предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 6 мая 2004 следует оформлять 06.05.2004 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например:
Начальнику отдела наград
Правительства Челябинской
области
З.Ф. Журавлевой
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
В состав реквизита может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Начальнику отдела наград
Правительства Челябинской
Области
З.Ф. Журавлевой
Цвиллинга ул. 27, Челябинск, 456089
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы
получателя затем почтовый адрес, например:
Иванову И.И.
ул. Садовая, д. 60
г. Катав-Ивановск
Челябинская область, 456110
Документ утверждается должностным лицом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО "Роском"
личная подпись П.И. Иванов
дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН, наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Постановлением Главы
Катав-Ивановского
муниципального района
от 07.05.2004 № 17
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Резолюция, написанная на документе должностным лицом включает в себя фамилии, инициалы исполнителей содержание поручения, срок исполнения, дату, например:
Сидорову И.И.
Махееву А.С.
Прошу подготовить исчерпывающий
ответ и дать заявителю в срок до
10.05.2004 г.
личная подпись
дата
Глава Катав-Ивановского муниципального района оформляет резолюцию на отдельном листе печатной формы со всеми реквизитами согласно данного положения.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например:
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Об утверждении структуры
чего (кого), например:
Управления социальной защиты
населения Катав-Ивановского
муниципального района
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
составляется на государственном языке Российской Федерации.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Строки и графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются - причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Письма, заявления могут содержать просьбу без пояснения.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В документах администрации (постановлениях, распоряжениях) текст излагают от первого лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержание описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (комиссия установила).
В письмах используют следующие формы изложения:
- "просим направить", "направляем на рассмотрение";
- "прошу выделить", "считаю необходимым";
- "администрация не возражает", "считает возможным".
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 листах.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об отделе на 5 листах в 1 экз.
2. Должностная инструкция на 3 листах в 1 экз.
Если приложение сброшюровано, то число листов не указывается.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляется:
Приложение: письмо заявителя от 06.07.2004 № 63 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии указывают:
Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, распоряжения, положения, инструкции) на первом его листе в правом верхнем углу пишется "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 1
к постановлению Главы
Катав-Ивановского
муниципального района
от 03.05.2004 № 125
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Первый заместитель Главы администрации
Катав-Ивановского муниципального
Района В.А. Исаев.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии с распределением, например:
Председатель комиссии личная подпись И.И. Иванов
Члены комиссии личная подпись П.П. Петров
и т.д.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Управляющий делами администрации
Катав-Ивановского муниципального района Г.Н. Гревцев.
Дата
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.А. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз на отдельном листе согласования.
Документы заверяют печатью организации.
При заверении соответствия копии документа ниже реквизита "подпись" ставится штамп "Копия верна" где также указана дата, личная подпись, расшифровка подписи.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
П.И. Петров
3-33-33
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа, где указаны все требуемые данные.
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ
Документы изготавливаются на бланках.
Допускаются 2 стандартных формата бланков документов - А-4; А-5.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм - левое;
- 10 мм - правое;
- 20 мм - верхнее;
- 20 мм - нижнее.
Бланки изготавливаются на бумаге светлых тонов.
Бланки документов оформляются в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Для администрации, ее структурных подразделений, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:
- бланк постановления Главы Катав-Ивановского муниципального района;
- бланк распоряжения Главы Катав-Ивановского муниципального района;
- бланк постановления администрации Катав-Ивановского муниципального района;
- бланк распоряжения администрации Катав-Ивановского муниципального района;
- бланк письма.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Настоящее положение разработано в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-2003) применительно для работы администрации Катав-Ивановского муниципального района и ее структур.
Управляющий делами,
руководитель
аппарата администрации
Катав-Ивановского
муниципального района
Челябинской области
Г.Н.ГРЕВЦЕВ
Начальник
Юридического отдела
администрации
Катав-Ивановского
муниципального района
Челябинской области
Н.К.НАСЫРОВ
