РЕШЕНИЕ Собрания депутатов Южноуральского городского округа Челябинской области от 26.07.2005 № 49
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ЮЖНОУРАЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА"
(вместе с "ПОРЯДКОМ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ЮЖНОУРАЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ЮЖНОУРАЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
РЕШЕНИЕ
от 26 июля 2005 г. № 49
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ
ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ
ЮЖНОУРАЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
Собрание депутатов Южноуральского городского округа
РЕШАЕТ:
Утвердить Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в Собрании депутатов Южноуральского городского округа (прилагается).
Председатель
Собрания депутатов
Южноуральского городского округа
Челябинской области
Е.А.СОБОЛЕВ
Утвержден
решением
Собрания депутатов
Южноуральского городского округа
Челябинской области
от 26 июля 2005 г. № 49
ПОРЯДОК РАБОТЫ
С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СОБРАНИЕ
ДЕПУТАТОВ ЮЖНОУРАЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Работа с обращениями граждан в Собрании депутатов Южноуральского городского округа организуется в соответствии с Законом Челябинской области "Об обращениях граждан" от 28 октября 1999 года № 94-ЗО с изменениями, внесенными 30 ноября 2000 года № 155-ЗО (Ведомости Законодательного собрания Челябинской области, 1999 г., вып. 3, сентябрь - октябрь; 2000 г., вып. 10, ноябрь - декабрь)
2. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб, ходатайств.
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Челябинской области, соответствующими должностными инструкциями и настоящим Порядком.
3. Организация работы с обращениями граждан, поступающими в Собрание депутатов Южноуральского городского округа (далее - Собрание депутатов), осуществление контроля за их рассмотрением, а также организация личного приема граждан возлагается на организационный отдел Собрания депутатов (далее - отдел).
4. Организация работы с обращениями граждан, поступающими в адрес депутатов Собрания депутатов, возлагается на них или их помощников.
2. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
5. Все поступающие в Собрание депутатов обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, принимаются и учитываются работниками организационного отдела.
6. Регистрация и учет обращений граждан ведутся в автоматизированной информационной системе с использованием персонального компьютера (далее - ПК).
7. Учет обращений, поступающих персонально депутатам Собрания депутатов, ведется депутатами и их помощниками.
8. При получении корреспонденции:
- проверяется правильность ее адресования;
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов;
- проставляется регистрационный штамп;
- регистрируются ответы на контрольные письма, ставится дата поступления ответа;
- служебные письма, т.е. документы на официальном бланке или имеющие штамп организации и подписанные одним из ее руководителей, передаются для регистрации в отдел Собрания депутатов.
3. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ
9. Обращения рассматриваются работниками отдела, депутатами и помощниками депутатов Собрания депутатов в соответствии со служебными обязанностями. Они вникают в содержание каждого обращения, сверяют указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество автора, адрес, почтовый индекс, проверяют кратность данного обращения.
10. На каждое обращение заводится регистрационно-контрольная карта, которая заполняется от руки разборчивым почерком и вводится в автоматизированную информационную систему (приложение 1).
В регистрационно-контрольной карте:
- указываются дата поступления обращения и регистрационный номер;
- указывается фамилия с инициалами заявителя. Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые два и общее число авторов. Неподписанные обращения, поступившие от имени администрации предприятия, учреждения или общественной организации, а также резолюции митингов, собраний являются коллективными. В этом случае в графе "ФИО" регистрационно-контрольной карты пишется "коллективное". Письма, подписанные членами одной семьи, также считаются коллективными. В графе "ФИО заявителя" пишется: Сидоровы, Петровы, а также инициалы, если они указаны: Сидоров(а) И.И. (М.М.);
- делается отметка о том, кому адресовано обращение (Председателю Собрания, его заместителю, председателям комиссий, депутату Собрания депутатов);
- отмечается форма обращения (письмо, телеграмма, устное обращение);
- заполняется адрес. Если адрес отсутствует в письме и на конверте, при его определении следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки письма;
- определяется и отмечается социальное положение и категория авторов обращения;
- делается отметка о кратности данного обращения;
- составляется аннотация на обращение, отражающая его суть;
- проставляется шифр темы согласно утвержденному классификатору тем (приложение 2). Тематический шифр должен соответствовать аннотации;
- определяется и отмечается вид обращения;
- указывается полное наименование государственных органов и организаций, исполнителей, которым направляется обращение;
- делаются специальные отметки, свидетельствующие о том, что направленное письмо поставлено на контроль.
Если автор прислал несколько писем по разным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карта.
11. Работники отдела и помощники депутатов Собрания депутатов осуществляют следующее:
- направляют обращения на рассмотрение в те организации, которые компетентны решать поставленные авторами вопросы;
- готовят совместно с работниками аппарата для доклада руководству Собрания депутатов письма, в которых ставятся социально-значимые проблемы, характеризующие деятельность органов исполнительной и представительной власти;
- проводят отбор обращений для обзоров почты, аналитических записок и информации.
4. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ
12. Сроки рассмотрения обращений и уведомления авторов регламентируются Законом Челябинской области "Об обращениях граждан" и Уставом Южноуральского городского округа.
13. Заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок не более одного месяца со дня их регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее пятнадцати дней со дня регистрации. В случае необходимости проведения специальной проверки, востребования дополнительных материалов либо принятия других мер, срок рассмотрения заявлений и жалоб может быть в порядке исключения продлен, но не более чем на один месяц.
Предложения и ходатайства граждан рассматриваются в срок не более одного месяца со дня регистрации. В случае необходимости дополнительного изучения предложений и ходатайств, срок их рассмотрения может быть в порядке исключения продлен до трех месяцев.
Обращения военнослужащих и членов их семей рассматриваются в порядке и в сроки, установленные законодательством РФ и Челябинской области.
14. Обращения, поступившие в Собрание депутатов и касающиеся вопросов, не входящих в его компетенцию, переадресуются в органы государственной власти, иные государственные органы или их должностным лицам, в органы местного самоуправления или их должностным лицам по подведомственности данных вопросов в пятидневный срок со дня их поступления.
15. Все авторы обращений должны быть поставлены в известность исполнителями в письменной или устной форме о том, куда направлены для рассмотрения их письма. При уведомлении автора в регистрационно-контрольной карте делается отметка. Если автору письма извещение не посылается, то обоснование этого должно вытекать из аннотации, а в регистрационно-контрольной карте делается отметка.
Вместо письменного уведомления во всех случаях, когда это возможно и целесообразно, следует извещать авторов обращений по телефону или на личном приеме.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ
16. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, берутся на контроль.
При решении вопроса о постановке обращения на контроль учитываются:
- цель, которая при этом преследуется;
- значимость поднятого в нем вопроса (общественного или личного).
17. Контроль за рассмотрением должен преследовать прежде всего следующие цели:
- устранение недостатков в работе государственных и местных органов;
- оказание помощи автору в удовлетворении его законной просьбы или восстановлении нарушенных прав;
- получение материалов для обзоров, аналитических записок и информации;
- получение информации о принимавшихся ранее мерах по обращениям граждан или получение справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.
18. Контроль за:
- обращениями, направленными по поручению руководства Собрания депутатов, осуществляют работники отдела;
- контрольными письмами, направленными в государственные органы и органы местного самоуправления, осуществляют работники аппарата Собрания депутатов, которым поручено рассмотрение обращения, а также помощники депутатов Собрания депутатов.
- исполнением поручений по устным и письменным обращениям, поступившим к руководителям на личном приеме, осуществляет аппарат Собрания депутатов, проводивший прием населения, а контроль за соблюдением сроков исполнения осуществляют работники отдела.
19. Работники отдела и помощники депутатов в 3-х дневный срок рассматривают ответы, полученные на контрольные письма (запросы), оценивают качество и полноту решения поставленных в письмах вопросов.
20. Вся переписка по конкретному обращению представляется рассматривавшему его руководителю Собрания депутатов, который определяет дальнейший порядок работы с контрольным обращением.
21. Обращения граждан считаются рассмотренными, если по ним приняты необходимые меры либо заявителю дано соответствующее разъяснение. Ответ о результате рассмотрения дается заявителю в устной или письменной форме.
6. ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
22. Обращения, направляемые в аппарат Собрания депутатов, после их рассмотрения руководством Собрания депутатов возвращаются в отдел.
Работник отдела проставляет реквизиты на обращении, бланках сопроводительного письма и резолюции, делает их копии.
23. Обращения, оформленные для направления в соответствующие организации, подготавливаются работником отдела к отправке следующим образом:
- проверяется наличие регистрационного штампа на обращении, номера и даты поступления;
- проверяется правильность подколотого к обращению сопроводительного бланка;
- на сопроводительном письме проверяется наличие подписи руководителя Собрания депутатов, рассматривавшего обращение;
- проверяется правильность написания ФИО автора письма на регистрационно-контрольной карте, на сопроводительном письме и на самом письме (конверте);
- проверяется правильность написания адреса заявителя;
- проверяется наличие реквизитов исполнителя;
- проверяется наличие визы консультанта-лингвиста общего отдела на стилистически сложных письмах и разъяснениях;
- проставляется дата отправки документа на регистрационно-контрольной карте и копии сопроводительного письма, взятого на контроль;
- письмо автора скрепляется с сопроводительным письмом и конвертом от письма;
- подготавливаются конверты, расписки, реестры для рассылки;
- на конвертах указываются адреса направления документов и проставляются регистрационные номера;
- составляется реестр в двух экземплярах, в котором отражаются все реквизиты подлежащих отправке конвертов.
7. РАБОТА С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ОБРАЩЕНИЙ
24. Обращения депутатов всех уровней рассматриваются безотлагательно и берутся на контроль.
На обращение депутата готовятся следующие документы за подписью Председателя Собрания депутатов, рассмотревшего обращение:
- сопроводительное письмо в адрес организации, куда направляется на рассмотрение письмо депутата;
- уведомление депутату;
- уведомление заявителю.
Письма, адресованные персонально депутатам Собрания депутатов, передаются им без регистрации.
25. Повторные обращения. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Повторные письма ставят на контроль.
26. Анонимные обращения. Письменные обращения, в которых нет подписи, не указана фамилия, которые не содержат данных о месте жительства, работы или учебы адресата, признаются анонимными. Анонимные письма рассмотрению не подлежат.
27. Обращения, поступившие на личном приеме.
Корреспонденция, поступившая в отдел на личном приеме:
- вскрывается в присутствии обратившегося, проверяется характер почты (личная, служебная. Служебная не принимается), уточняется полный адрес, ФИО, наличие личной подписи заявителя;
- регистрируется, на материалах проставляется штамп с датой и номером.
Далее работа с обращениями осуществляется в установленном порядке.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ПРИЕМА ГРАЖДАН
РУКОВОДИТЕЛЯМИ СОБРАНИЯ ДЕПУТАТОВ
28. Личный прием граждан руководителями Собрания депутатов проводится по предварительной записи в соответствии с графиком приема, утвержденным Председателем Собрания депутатов.
29. Организация личного приема граждан возлагается на отдел Собрания депутатов.
30. Запись на прием осуществляется работниками отдела Собрания депутатов. Сведения о записавшихся на прием к руководителю представляются ему работниками отдела в четверг предшествующей приему недели.
31. По каждому обращению работником отдела либо ответственным за организацию и проведение приема руководителем, заводится регистрационно-контрольная карта установленного образца с указанием даты приема, ФИО заявителя, его адреса постоянного места жительства, места работы, социального положения, краткой записи просьбы; фамилии того, кто проводит прием.
32. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина в Собрание депутатов. При повторном обращении работник отдела, ведущий запись, запрашивает имеющиеся по данному заявителю материалы.
33. Прием граждан осуществляется в следующем порядке:
- в назначенный день граждане, ожидающие приема руководителем Собрания депутатов, приглашаются на беседу к нему работниками отдела Собрания депутатов;
- в регистрационно-контрольной карте фиксируется решение, принятое руководителем Собрания депутатов на приеме;
- материалы с личного приема (регистрационно-контрольная карта, письменное обращение) передаются для регистрации в отдел.
9. АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА, ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ
РАБОТА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН. ВЕДЕНИЕ АРХИВА
34. Справочная, учетная и аналитическая работа с обращениями организуется в отделе с использованием информационно-поисковой системы на базе ПК.
35. В базу данных ПК вводятся сведения для заполнения регистрационно-контрольной карты на обращение граждан, поступившие в Собрание депутатов.
36. Ежемесячно готовятся информации по контрольным обращениям.
37. По итогам полугодия и года проводится анализ характера обращений, социального положения заявителей, результатов рассмотрения обращений.
38. Для подготовки аналитических материалов готовятся необходимые статистические данные.
39. На основе статистических данных готовятся информационно-аналитические материалы.
40. Работники отдела:
- дают по телефону или непосредственно необходимую для работы информацию работникам аппарата Собрания депутатов, помощникам депутатов, работникам аппарата органов государственной власти области, организаций, органов местного самоуправления, а также частным лицам по вопросам размещения официальных организаций с указанием фамилии их руководителей, рассматривающих обращение;
- подбирают исполнителю материалы на повторные и многократные обращения заявителей.
41. Срок хранения обращения и регистрационно-контрольной карты к нему в Собрании депутатов в соответствии с номенклатурой дел составляет 5 лет. По истечении указанного срока картотека обращений каждого очередного года просматривается. Отбираются для более длительного хранения повторные, а также социально значимые обращения и регистрационно-контрольные карты, остальные, срок хранения которых истек, уничтожаются.
42. Регистрационно-контрольные карты, обращения граждан и документы по их рассмотрению после их списания "в дело" руководителями Собрания депутатов по истечении срока хранения в Собрании депутатов уничтожаются либо передаются в государственный архив Челябинской области для последующего хранения.
43. Работники отдела готовят документы для экспертной комиссии. По результатам ее работы составляется акт об уничтожении документов за подписью начальника отдела Собрания депутатов.
Приложение 1
к Порядку работы
с письменными и устными обращениями
граждан в Собрание депутатов
Южноуральского городского округа
Регистрационно-контрольная карта
Регистрационный номер:
Дата обращения:
Форма обращения:
На _____ листах
Индекс сопроводительного письма:
Заявитель:
Округ:
Адрес:
Место работы, должность:
Категории заявителя:
Источник поступления:
Документ рассмотрен:
Содержание обращения:
Перечень вопросов:
--------T----------T-----------T-----------T-----------T---------¬
¦ Код ¦Содержание¦Вид вопроса¦ Контроль ¦ Результат ¦ Выезд ¦
¦ ¦ вопроса ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+----------+-----------+-----------+-----------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+----------+-----------+-----------+-----------+----------
Приложение 3
к Порядку работы
с письменными и устными обращениями
граждан в Собрание депутатов
Южноуральского городского округа
ИТОГОВАЯ ИНФОРМАЦИЯ
О вопросах, поставленных в обращениях избирателей
к депутату Собрания депутатов по округу № _______
За ___________________________ 200 ___ год
